לאחרונה התבקשתי לארגן כנס לכ- 300 משתתפים. לפניכם כמה תובנות לתכנון כנס בייעילות. 

תכנון כנס עם היא משימה מאתגרת, שדורשת הכנה מקדימה וארגון יסודי. להלן כמה שלבים עיקריים שיכולים לסייע לכם בתכנון הכנס:

1. קביעת מטרות הכנס:

הגדרו את מטרות הכנס בצורה ברורה. מהם המטרות שלכם? האם אתם מתמקדים ברווחים, בהצגת תוכן מסוים, או ביצירת קהל יעד מסוים?

2. בחירת מיקום:

חשוב לבחור מקום שיכול לארח את מספר המשתתפים בצורה נוחה ובטוחה. ודאו שיש כל הציוד הנדרש, כמו חלל ישיבות, טכנולוגיה למצגות, נגישות, חניה, מיקום מרכזי ליד תחבורה ציבורית וכו'.

3. תכנון תוכנית יומית:

פתחו תוכנית יומית עם כל הפעילויות וההרצאות המתוכננות לקרות בכנס. ודאו שיש מגוון של נושאים ופעילויות כדי להתאים לקהל המגוון.

4. הפקת תוכן:

אם יש דוברים או מרצים, וודאו שהם מודעים לזמנים, בידקו את המצגות וראיתות בהצגת התוכן. ודא שיש תוכנית עם זמן גם לשאלות ודיונים.

5. שיווק והרשמה:

צרו תכנית שיווקית אשר מותאמת למשתתפי המטרה. זה כולל את השיווק ברשתות החברתיות, דוא"ל, אתר הכנס, ועוד.

6. הפקת חומרים פרסומיים:

יצירת חומרים פרסומיים כמו פוסטים, ברושורים ומסמכי הסבר למשתתפים ולספקים.

7. ארגון תשתיות:

וודאו שיש הספק חשמל ראוי, אינטרנט מהיר , מערכות סאונד, מערכת תצוגה ושאר ציוד ראוי.

8. ניהול הרשמה ותשלומים:

הקימו או שיכרו מערך רישום ויעוץ לניהול נתוני הרשמה, ומערכת לקבלת תשלומים ומעקב אחריהם.

9. ניהול יומן זמנים, צוות לכנס וביטחון:

ודא שיש מנגנונים לניהול זמנים במהלך הכנס, קבעו את צוות הארגון וההפקה, ווודאו שכל אחד מכיר את תפקידו. ודאו ממקום הכנס שיש להם הסדרי ביטחון וביטוחים ראויים, וכי יש אנשי סגל, שיכולים לעזור במקרי חירום.

10. אחרי הכנס- חשוב מאוד:

ערכו משוב משתתפים ודברו עם הצוות כדי ללמוד מהכנס ולשפר בעתיד.

הזמן המוקצה לכל שלב תלוי בטווח הזמן ובכמות המשאבים שיש לכם.