כללים לניהול זמן:

 בטח ביכולת שלך לשנות את מציאות חיי העסק שלך, אין תחליף למשמעת עצמית.

 אף אחד לא נולד מנהל. לניהול אפקטיבי כללים פשוטים הנשמרים באדיקות.

התחל בארגון הזמן. 

* קבע מטרות ועדיפויות על בסיס יומי ובאיזה סדר (פעולות מכניסות  לפני מוציאות)

                                      - על בסיס חדשי . רשימת מטלות חודשיות ע"פ דחיפותן

                                      - על בסיס שנתי. תכנון ארוך תווך. רשימות רכש וכיו"ב.

* התייחס לזמן כאילו היה כסף הוא אכן כזה.

*  "נקה את השולחן". טפל בכל עניין ונושא פעם אחת גם אם אחוז השגיאה יעלה.

* הייה אסרטיבי . התאמן בלומר "לא".

* כל מה שהאחר יכול לעשות טוב ממך, השאר את המשימה בידו.

* תכנן את יומך ערב קודם בהתאמה לתכנון החודשי  + בלת"מ ( לא מתוכנן).

* התקן לוח קיר חודשי ודאג לעדכנו.

* קבע על לוח הקיר לו"ז לתחילת הפרויקט ולסיומו.

* הצטייד בשני פנקסים. האחד לפגישות והאחר לרעיונות ומחשבות העולים במוחך

* ניהול פגישות עבודה: - קיים תקשורת בכתב (מייל, פקס) ובטלפון ופחות פרונטאליות.

                                     -  הגבל את זמן הפגישות. דע! פגישה יעילה בת שעה, לא יותר.

                                    -  נתק מגע כאשר הדברים חוזרים על עצמם.

                                    -  בפגישות "שחרר" את אלה שסיימו.

                                    - לעניינים בוערים אמץ את השיטה של "ישיבת מסדרון".

                                    -  הקפד על סדר יום של הפגישה אותו הכנת מראש.

-  נצל זמן המתנה (בנסיעה) לקריאה, לעבור על ניירת (אסוף חומר לשם כך).

* שיחות טלפון  - שלוט בשיחה: הייה היוזם, בחר את הזמן הנוח לך, את נושא השיחה 

                         ואת אורכה.

                        - הייה ממוקד : הכן מראש: נקודות לשיחה, חומרים ומסמכים וכ"ו

                     -  דע לסנן שיחות (אליהן תחזור מאוחר יותר, או לא).

                     -  רשום את שם המשוחח, תקציר השיחה, סיכומה, תאריך ושעה רלוונטיים

                     -  עדכן מיידית את יומנך .

* שים לב לצרכיך האישיים !  - לנקודת רוויה בעבודה

                                            -  המנע להגיע לעבודה כשאתה עייף. קח מנוחה קלה לפני.

                                            -  אל תדלג על ארוחת צהרים ומנוחת קפה.

                                            -  קבע זמן לפעילות גופנית. 2-3 בשבוע  

חשוב לדעת !  עדיפות שתי הפסקות קצרות מאחת ארוכה ומנתקת .

*  בדוק את ריכוז מאמציך ע"פ העיקרון של 20/80 . ב- 20% מהזמן אתה מבצע 80%

   מהעבודה. ב 80% מהזמן הנותר אתה מבצע רק   20% מהעבודה.

* נושאים חריגים נהל באסרטיביות כדי שלא הם ינהלו אותך.

* לאורחים בלתי קרואים יקבע מועד פגישה כפוף ליומן. עליך להיות אסרטיבי בעניין זה.

* בדוק פעולות שגרתיות. לעיתים אין צורך בפעולות מסוימות ויש כאלה שמתוך שגרה

  נעשות כלאחר יד ולא בדייקנות הנדרשת.

*  את הוראותיך העבר לעובדים באופן בהיר וברור וודא שהבינו. הוראות קבועות רשום

   לעיני כל.

* בצע ביקורת על משימות בשלוש נקודות זמן: תחילה, אמצע וקרוב לסיום.

* חלק תחומי אחריות .

* עודד משוב מאחרים: " דעתך חשובה לי " "טוב שאתה אומר לי", "ראייתך את

  הדברים מעניינת", וכיו"ב.

* מסור ללקוח הערכת זמן ריאלית + זמן לבלת"מ.

* ארגון הניירת:  - הקצב זמן לטיפול בניירת.

                          -  מנע כפילויות.

                          -  הכן נוסך קבוע לתכתובת היוצאת מהמשרד.

                          -  גע בנייר פעם אחת והחלט מידית לתייק או לזרוק .

                          -  זרוק ניירת לא חשובה.

*  האצלת סמכויות: אצל סמכויות ככל שניתן. אין להאציל סמכויות בתנאי לחץ. בצע

   אתה את המטלות והעזר בעובדים.

תנאי סף בהאצלת סמכויות

   -  לעובד יש את הידע והיכולת לביצוע המטלה/ התפקיד.

   -  לעובד יש את המוטיבציה לביצוע התפקיד.

   -  להקצות זמן להדרכת העובד.

   -  בדוק את ביצוע המטלה בשלוש נקודות הזמן הנזכרות לעייל.

   -  קיום את הבדיקה הסופית בנוכחות העובד.

בהצלחה