כשאני מדברת על 'מיקוד' או על 'להתמקד' הכוונה היא לרכז את תשומת הלב במשהו מסוים ולטפל רק בו בפרק זמן כלשהו.

היכולת להתמקד במה שאתם עובדים עליו בזמן נתון היא אחד מגורמי ההצלחה המרכזיים בכל עסק.

ובכל זאת, בעלי עסקים רבים מתגאים ביכולת שלהם לעבוד על ריבוי משימות (מולטי-טסקינג) ורואים בזה דבר חיובי כשהם חושבים שאם הם עושים מספר דברים במקביל, זה מאפשר להם להספיק לעשות יותר בפחות זמן, מבלי להתפשר על האיכות של מה שהם מייצרים.

וכך אפשר לראות בעלי עסקים מסמסים הודעות במהלך פגישת נטוורקינג עסקית, מקשיבים לוובינר וכותבים מיילים תוך כדי, משתתפים בשיחת ועידה וגולשים באינטרנט.

לריבוי משימות השפעה שלילית על ההרגשה וזה תורם לתחושות של תסכול, מתח וחוסר סבלנות כשמנסים לג'ינגל כל היום בין הרבה כדורים באוויר בכדי שאף כדור לא ייפול.

נמצא שיש גם קשר בין ריבוי משימות על שלל הסחות הדעת הנלוות אליו, לריבוי טעויות בעבודה, קושי לעקוב אחרי הוראות ולמלא אחריהן, שכחה, האטה בפריון ובאיכות התפוקה שמייצרים.

הסיבה לכך היא שהמוח שלנו פשוט לא בנוי לעבוד ביעילות על מספר משימות במקביל. ובוודאי שלא על משימות הכרוכות בתכנון, חשיבה, שיקול דעת, יצירתיות ובחירה בין חלופות.

אם נדמה את המוחות שלנו כרכבת על מסילת רכבת. אנחנו יכולים לעבור בין מסלולים, אבל לא יכולים להיות בו זמנית על יותר ממסלול אחד בכל רגע נתון.

וכשאתם חושבים שאתם עושים מולטי-טסקינג מה שאתם באמת עושים זה רק להחליף בין משימות. כלומר אתם נעים בין דבר אחד לדבר אחר כשאתם קוטעים את העשייה הרציפה שלכם בצורה בלתי פרודוקטיבית ומאבדים זמן יקר בתהליך הזה.

מחקרים הראו שזמן מעבר בין משימות לוקח בממוצע בין 15 ל-25 דקות בכדי לחזור לעבודה אחרי בדיקת מיילים למשל.

אז מה עושים בכדי לייצר לעצמכם מיקוד ולצמצם השפעות שליליות של ריבוי משימות?

[1] קבלו החלטה מודעת להימנע מריבוי משימות

כשאתם בטלפון כל מה שאתם עושים זה להקשיב או לדבר בטלפון.
כשאתם בפגישה פיזית או וירטואלית התמקדו בפגישה.

[2] קחו אחריות ושליטה על חייכם

הרעיון הוא שאתם מתחילים לנהל את יום העבודה שלכם במקום שהוא ינהל אתכם.

יום עבודה שגרתי מורכב ממספר סוגי משימות:

משימות שלכם - שנועדו להניע קדימה פרויקטים שלכם, לקדם ולשווק את העסק ולבנות אותו כמותג.

משימות שקשורות ללקוחות שלכם - זהו החלק המקצועי שנוגע למתן השירות או מכירת המוצרים שלכם.

משימות לא מתוכננות - כאן נכנסות פניות שלא ידעתם עליהן מראש וכל מיני דברים לא צפויים שמייצרים לכם משימות חדשות.

הפרעות והסחות דעת – לדוגמה הודעות שנכנסות מקבוצות הפייסבוק והווטסאפ שלכם.

כיום רובכם מתמקדים בלהגיב על הפרעות והסחות דעת ולכבות שריפות במשימות לא מתוכננות.

כשנכנסת שיחה טלפונית אתם מיד עונים למטלפן, נכנס מייל אתם מיד קוראים, מישהו דופק בדלת ואתם פותחים למרות שאתם עסוקים במשהו אחר.

כל אלו זוללים בקלות את כל זמן העבודה שלכם!

אתם רוצים למצוא חן ולרצות את הצד השני – כי יכעסו עליכם אם לא תענו מיד, אולי תאבדו את הלקוח או שתיווצר אי נעימות כלשהי.

אבל המחירים שאתם משלמים על כך גבוהים מידי וחבל.

לכן, המטרה היא שאת עיקר נפח יום העבודה שלכם יתפשו המשימות מהסוג הראשון והשני - כלומר, משימות שקשורות אליכם וללקוחות שלכם.

ואתם אלו שמגדירים עבורכם מה אתם רוצים להשיג באותו יום עבודה.

כשאתם יושבים לעבוד על משימה נתונה - אתם לא נענים לשום הפרעה עד שאתם מסיימים. אתם פשוט חוסמים בבלוק את היומן עבור כל משימה שאתם עושים.

לדוגמה - בין השעות 09:00-14:00 אתם לא זמינים לשום דבר אחר ורק עובדים על המשימות של אותו היום.

ורק בחלקו השני של היום אתם מטפלים בשאר הדברים - במייל ובדואר,מחזירים טלפונים למי שחיפשו אתכם, מתייקים ועושים סדר בסביבת העבודה שלכם.

 [3] צמצמו הסחות הדעת

המשימה שלכם היא להיות נוכחים באופן מלא רק בדבר אחד שאתם עושים ברגע נתון.

בזמנים בהם אתם עובדים על משימה

# כבו כל התראה אפשרית - מהרשתות החברתיות שלכם, מהמייל ומהטלפון.

# שימו על רטט את הטלפון החכם שלכם - אל תענו מידית לכל שיחה נכנסת ואפילו אל תציצו לראות במה מדובר ותחזרו אליהם מאוחר יותר.

# תגידו לא! לדברים שגוזלים מהזמן שלכם לעבוד על מה שבאמת חשוב לכם ואתם רוצים לקדם.

# קצרו בשיחות טלפון והרגילו לקוחות וספקים לתקשר יותר באמצעות המייל כשזה אפשרי.

# המעיטו בבדיקת המייל שלכם - ההמלצה היא לבדוק את המייל בין פעם לפעמיים ביום לכל היותר.

כן שמעתם טוב!... ובכל מקרה, אל תבדקו את המייל לפני שסיימתם את המשימות שתכננתם לעשות.

לקבלת טיפים נוספים בנושא מיקוד בכלל ומיקוד שיווקי בפרט לניהול אפקטיבי יותר של המותג שלכם, אתם מוזמנים להירשם לקורס האינטרנטי 'מותג להצלחה' הנותן לכם תכנית פעולה לבניית העסק כמותג - צעד אחרי צעד.

הצעה מיוחדת ל-35 הנרשמים הראשונים או עד ה-30.04.14 (לנרשמים דרך האתר וחברי/ות ביז בלבד).

*** גם בחנות הקרדיטים

פרטים נוספים בקישור
http://www.bizmakebiz.co.il/Members/aba5cf1e-1c5c-4b83-acf0-5c6bf94244c7/Services/129174/

[קרדיט צילום: שגית סקואין]