ביקורת ניהול ספרים

מעת לעת זוכים עסקים שונים לביקור מבקרי ניהול הספרים מטעם רשות המסים, במהלך הביקור מתבקשים בעלי העסקים לענות על שאלות ולהראות להם מסמכים שונים. לעיתים מסקנות הביקורת לא ברורות די הצורך, לא שכן המשמעויות הנובעות מהמסקנות.

פקודת מס הכנסה, קובעת את הספרים שכל עסק צריך לנהל, ומכוח הסעיף ישנם הוראות המסבירות מהם אותם ספרים, וכיצד ומתי יש לנהלם.

ההוראות מחולקות למיונים שונים של ענפים עסקיים, המסבירים את צורת ההתנהלות, והספרים שכל עסק חייב לנהל.

שכן לדוגמא חובת ניהול הספרים שעל מורה נהיגה לנהל, אינה דומה לחובת ניהול ספרים שחלה על קמעונאי, כל עסק בעל היקף פעילות שונה, ויש לו את המאפיינים הענפיים הייחודיים לו.

מכאן שמומלץ לכל עצמאי חדש לברר טרם תחילת הפעילות העסקית אלו ספרים עליו לנהל ומהי צורת ההתנהלות המתאימה לו, ובכך לחסוך בעיות בהמשך.

כיצד מתנהלת בדרך כלל ביקורת ניהול ספרים?

מגיעים "מבקרים" שעורכים תצפית על העסק, מבצעים רכישה, ובסופה מזדהים ובודקים את רישום הרכישה שבוצעה על ידיהם, וכן את הספרים המנוהלים בעסק.

לבעל העסק יש הזדמנות להגיב על הממצאים הרשומים בדוח, ויתבקש לחתום על הדוח.

ברשות המסים יחליטו על "קוד" מתאים, וזאת בהתאם לממצאי אותה ביקורת:

אי ניהול ספרים כשנמצא שבעל עסק לא מנהל כלל ספרים.

ליקוי מהותי כשנמצא שבעל עסק מנהל את ספריו, אולם נמצא פגם משמעותי, המקשה על פקיד השומה לבצע ביקורת של הספרים, לרוב מתקיימות מחלוקות בין בעלי העסקים לרשות  - באיזו מידה הליקוי הוא מהותי?.

אי רישום תקבול כשנמצא שבעל עסק לא רשם בספרי העסק תקבול.

לכל אחד מהליקויים הנ"ל יש רשימת סנקציות החל במישור האזרחי וכלה במישור הפלילי, לפי סוג המחדל והיקפו.

לסיכום:

א.       כל עסק חייב בניהול ספרים בצורה שנקבעה לגביו בפקודת מס הכנסה.

ב.        מומלץ לתדרך את העובדים ולהחתימם שקיבלו הנחייה, ושהם יפעלו על פיהם.

ג.     יש לתת התייחסות בדוח של המבקרים לכל מחדל שמעלים המבקרים, ובמידה ויש חשש שהתייחסות זו  תחמיר את המצב, לשקול לעכב את התגובה לאחר התייעצות עם בעל מקצוע.

ד.        לממש ככל האפשר הליכי ערעור וזאת בהתאם לסוג הליקוי שנמצא, ובמגבלת הזמנים הנקובים בחוק.

ה.       ולסיום -  "סוף מעשה במחשבה תחילה!"