• הכלל הבסיסי – יש מסמכים שחייבים לשמור לתמיד, ויש מסמכים שצריך לשמור לתקופה מוגבלת. • צריך לשמור לתמיד: * חוזים ומסמכים אחרים בנוגע לנכסי מקרקעין – כל מסמך שקשור למכירה, רכישה והשקעה לגבי דירות / בתים/מגרשים/מבנים מסחריים * מסמכים ממנהל מקרקעי ישראל / חברות משכנות * משכנתאות – אם כבר נפרעו, רק את אישור הסילוק * צוואות, צווי ירושה וצווי קיום צוואה, תעודות פטירה * ביטוחים - ביטוחי חיים, מנהלים, פנסיה, בריאות, סיעוד – את הפוליסות עצמן כולל הנספחים שלהן ומסמכים בנוגע לשינויים בהן וכן את הדוחות השנתיים • צריך לשמור לתקופה מוגבלת: א. צריך לשמור ל- 7 שנים: * מסמכים מהבנקים (לגבי חשבונות שסגרתם – מומלץ לשמור את המסמכים האחרונים לפני הסגירה כדי שתישאר בידיכם עדות לקיומו של החשבון) * חשבונות בגין הוצאות שוטפות * דפי כרטיס אשראי * פוליסות ביטוח דירה/בית ורכב * תיעוד לגבי הכנסות – לשכירים - תלושי שכר (טופסי 106 כדאי לשמור ליותר שנים) לפנסיונרים - פנסיה, ביטוח לאומי, האוצר, פיצויים אצל עצמאים - העניין מורכב יותר ויש להתייעץ עם רואה החשבון/ מנהל החשבונות/יועץ המס של העסק אחרי שהמסמכים האלה ממוינים ומאורגנים, אז מאוד נוח בכל שנה להשליך את המסמכים של השנה הכי מוקדמת, כך שתמיד יש לכם מסמכים מלא יותר מ - 7 שנים. ב. צריך לשמור לפי העניין/שיקול הדעת: * חשבונות קנייה של מוצרים משמעותיים תעודות אחריות – לשמור כל עוד המוצר נמצא. * מסמכים רפואיים – לפי נושא המסמך לדוגמא: בדיקות דם לשמור רק מהשנה האחרונה. לעומת זאת, תוצאות צילומים ומיפויים שונים לשמור מספר שנים.