להצליח לתכנן = לתכנן להצליח/ שרית אמיתי

להלן מודל שמציג שלושה תפקידים (שמייצגים גם מצבי תודעה שונים) של האדם  ביחסים שלו עם תכנון זמן:

"מנהל", "מזכיר/מתאם" ו"פועל/עובד".

ביחסים שלנו עם זמן אנחנו אמורים להחליף תפקידים בהקשר למשימות השונות שעומדות לפנינו.

כשאנחנו מתכננים ופועלים לפי התכנון, היומן הוא המראה של המציאות – מיצג את מה שיש ומה שנמצא,  משקף את איך שהחיים שלנו נראים.

היומן, מכל סוג שהוא, הוא האמצעי שלנו לראות איך נראים החיים שלנו במישור הפיסי.

יתרונו של התכנון הוא בהתבוננות – מה עובד, מה לא עובד, האם החיים נראים כפי שהייתי רוצה, מה חסר, מה מיותר, מה הייתי רוצה לשנות וכו'.

הכוונה בתכנון הוא להתבונן גם על העתיד. לחבוש את "כובע המנהל/ת והמנהיג/ה" של חיי.

אילו מהפעולות שאני עושה בהווה ישפיעו על העתיד? השאלה היא איזה חלק מהזמן שלנו אנחנו חיים במתאם לעתיד הרצוי ובמתאם לכוונות חיינו. האם אנחנו פועלים במתאם לערכים שלנו ולמה שבאמת חשוב לנו?

ההתמסרות לתכנון הוא תהליך של התבוננות, ניסוי וטעייה, הסקת מסקנות ולבסוף יצירת פורמט קבוע פחות או יותר, שישקף את תמונת המציאות הרצויה. מובן, שהתכנון הוא דבר דינאמי, המשתנה כאשר הפעילויות שלנו משתנות, כאשר הכוונות והמטרות שלנו משתנות וכו'. על החלק הזה של התכנון במישור הפיסי (ביומן) אחראי/ת "המזכיר/ה" או ה"מתאם/ת".

ככל שיש יותר דברים קבועים בלוח הזמנים, כך אנחנו משוחררים יותר להיות יצירתיים ואפקטיביים. בהוויה שלנו אנחנו פנויים יותר כי החיים "מטופלים" כפי שהיינו רוצים שיהיו.

מצב התודעה השלישי הוא להיות ב"כובע של עובד/ת" שהמשמעות שלו זה לעשות את מה שקבעו לו המנהיג/ה ומזכיר/ה (מתאם/ת) בלי להטיל ספק או לבחור מחדש. פשוט לעשות כי כבר חשבתי על הדברים קודם, קיבלתי החלטות, בחרתי במתאם לכוונות שלי וכשאני קם בבוקר ומסתכל ביומן, עלי לסמוך על עצמי שלקחתי הכל בחשבון ופשוט לבצע את המוטל עלי.

מדוע כדאי לתכנן

החופש הגדול ביותר נמצא בתכנון

1. יש בחירה וחופש להשפיע

2. בתוך התכנון נכנסים  החופש, המנוחה, הפנאי וההנאה (הם לא נדחקים החוצה בגלל נסיבות).

3. מתוך ההתבוננות נוצרת בהירות שחוסכת זמן.

4. האנרגיה שמתפנה מאפשרת להשפיע בתחומים נוספים (האנרגיה מתפנה ליצירתיות ואפקטיביות).

5. התכנון מוריד רמת דאגות וחרדות (הדברים הם בשליטה, לכל דבר יש זמן ומקום).

6. ניתן ליצור איזון בין עבודה, משפחה ורווחה אישית.

7. פרודוקטיביות  - הספק גדול יותר: על כל שעה של תכנון חוסכים 4 שעות במציאות.

8. תוצאות הן פונקציה של הוויה (של being =  אני משפיע על חיי ).  אם בתכנון ההוויה שלנו מטופלת (פנאי, בריאות, תזונה, מנוחה, בילויים וכו') גדל הסיכוי שנגיע לתוצאות הרצויות שלנו בחיים .

9. למרות שעלולות להיווצר נסיבות, שלא ניתנות לצפייה מראש ושעלולות להשפיע על הפעולות שלנו, תכנון מאפשר להשפיע על המציאות. אנשים נמנעים לתכנן, לעיתים, בשל

אותן נסיבות שלא צפויות מראש. בתכנון ניתן להתעלם מהאפשרות לדברים בלתי צפויים ועדיין לזכור שניתן להיות גמישים ויצירתיים, אם נדרשים לכך.

הסיכוי שדברים שאנו רוצים שיקרו, אכן יקרו, גדול הרבה יותר, כאשר הדברים מתוכננים.

10. תוך כדי תכנון והתבוננות ניתן לצפות נקודות שבר – נוצרת ויזואליזציה של המציאות. במצב כזה הסיכוי לטפל בהן מראש גדול הרבה יותר.

חשוב לזכור, אין צורך שהיומן והתכנון,  יהפכו להיות "מקודשים" – עדיין ניתן להזיז, לשנות ולהיות ספונטאניים.

כיצד מתחילים לתכנן

לפני שמתחילים לתכנן, עושים רשימה של כל הדברים שרוצים/צריכים לעשות, על בסיס קבוע, כולל עבודה, משפחה, חברים, רווחה אישית ועוד. זוהי הרשימה של השוטף, אשר ממנה לא ימחק דבר.

אפשרות אחת היא למיין את הרשימה לפי תדירות (פעם ביום, פעם ביומיים, פעם בשבוע, פעם בחודש וכו').  לאחר מכן לשבץ ביומן.

אפשרות שנייה היא לרשום את כל תחומי החיים שמעסיקים אותנו, ולתקצב להם זמן: עד 168 שעות בשבוע (למשל לשינה מקדישים 45 שעות שבועיות, לעבודה 40 שעות וכן הלאה).

המטרה היא ליצור "בלוקים" קבועים ביומן למשימות השוטפות, כולל אלו שמשויכות לרווחה האישית (חדר כושר, ארוחות, מנוחה, פגישות משפחתיות וכד').

רשימה נוספת שעלינו לעשות היא "רשימת ניקיון" – אותן משימות חד פעמיות, שעלינו לעשות, כמו תור לרופא שיניים, תשלום לעירייה וכד', שימחקו אחרי שיבוצעו.

יש לשים לב להבדל בין רשימת ה"שוטף" ל"רשימת הניקיון". בד"כ אנשים מכניסים ליומן רק את הרשימה מהסוג השני. החוכמה בתכנון היא, קודם כל, לעצב את החיים סביב הפעילויות שאנחנו מעוניינים לעשות באופן קבוע ורק אחר כך לשלב את ה"משימות שלנו". באופן זה נוצר מצב בו אנחנו מנהלים את המשימות ולא הן אותנו.

כלומר, מה שנדרש הוא קודם כל להכניס את הדברים הקבועים (עבודה, מנוחה, קריאה, פנאי, משפחה וכד') ולעשות על זה התבוננות: לראות מה נכנס, מה לא והאם הפרופורציות נכונות לנו (למשל בית-עבודה) . מומלץ לעשות זאת ב-outlook

לתוך הפורמט הקבוע, משבצים את "רשימת הניקיון".

שלב ההתבוננות הוא אין סופי. מומלץ בסוף כל יום לעשות "השלמת-יום",  בה רושמים מה עבד עבורנו היום, מה לא עבד ועל מה אנו מוקירים את עצמנו. חשוב לזכור לשבץ את

השלמות היום במסגרת המשימות הקבועות. כך ניתן באופן קבוע ושוטף להסיק מסקנות כתוצאה מהחוויה היומית (האם היינו מסופקים, עייפים, נינוחים, פרודוקטיביים וכד') ולשנות את התכנון בהתאם.

כמו כן, הכי חשוב  להכניס ליומן כשעתיים תכנון שבועיות (למשל כל מוצאי שבת) – זמן בו אנחנו מתבוננים על השבוע שחלף ומתכננים את השבוע/שבועות הקרוב/ים. רצוי לתכנן חמישה שבועות קדימה, כך ניתן לצפות "נקודות שבר" (למשל שאירוע מסוים מתנגש עם פעילות שוטפת שלנו).

חשוב ביותר לזכור, המטרה היא שהתכנון יעבוד עבורינו ולא אנחנו נעבוד עבורו. חשוב שהתהליך שבו מכניסים הרגלים משמעותיים חדשים לחיים יתנהל בצעדים קטנים ובנינוחות ועם הרבה חמלה בדרך במידה והתוצאות לא קורות מיד.

לזכור שאין עונג גדול יותר מהעונג שאנחנו מעניקים לעצמנו, בשעה שאנחנו מצליחים לעמוד במילה שלנו כלפי עצמנו.

שלושה טיפים לקינוח:

1. כל שבוע להחליט על 3 דברים שאם נקדם אותם השבוע, נהיה בסוף השבוע שבעי רצון.
2. לתכנן זמן גם לבלתי צפויים ולדברים השיגרתיים כמו מקלחות, ארוחות, אימיילים וכד'.
3. כל שבוע להחליט על הרגל אחד שלגביו עושים שינוי. לבחור איזה צעד קטן יעשה הבדל גדול בחיינו.

בהצלחה ובהנאה מהדרך

מאחלת שרית אמיתי