איך פותחים אירוע?

חלק ב' – הוראות הפעלה

רוצים "לסגור" אירוע ולא רק "לפתוח אותו?

בעסקים כמו בעסקים – צריך להשקיע כדי להצליח.

הצד השיווקי

לפני האירוע:

מתחילים תהליך שיווקי ללא קיצורי דרך.

1.      הגדרת המטרה העיקרית של הסדנא: האם באנו לשווק את עצמנו, למכור פעילות העשרה/פנאי או להקנות כלים מקצועיים שיעזרו למשתתפים למכור את עצמם? (התשובה תעזור לנו גם בתהליך התמחור).

2.      ביצוע סקר ראשוני - האם מה שאנו מציעים מעניין מספיק כדי שאנשים יטרחו להגיע?

3.      מתן ערך מוסף אמיתי למשתתפים באירוע שלנו

4.      תכנון אירוע שמאפיין את הפעילות שלנו ומבדל אותנו ממתחרים/קולגות

5.      הקפדה על מינון נכון של אירועים על ציר הזמן. הצפה באירועים יוצרת עייפות וחוסר עניין

6.      פרסום האירוע בכל ערוצי השיווק במינונים נכונים וברגישות. רצוי לנסח פניה אישית. רצוי לאמץ דרכים יצירתיות כדי לא לשעמם או להעיק

7.      מתן מענה מהיר לכל פונה

8.      הפנית הפונים לקבלת פרטים נוספים באמצעות קישורים

9.      מתן מידע נוסף באמצעות קובץ מצורף באתר

10. משלוח הודעת תודה לכל הנרשמים והעברת מסר "נרשמתם-הגעתם"

11. משלוח תזכורת אוטומטית דרך האתר ובקשת אישור השתתפות

בזמן האירוע:

1.      זמינות של חומרים שיווקיים שלנו במקום האירוע

2.      הצגה עצמית שלנו בפני הקהל – קצרה וממוקדת

3.      סיכום המסר שרצינו להעביר בסיום האירוע

4.      העברת טופסי משוב

אחרי האירוע:

1.      משלוח תודה ובקשת משוב אחרי הסדנא

2.      יצירת מאגר מידע ממוחשב – משתתפים בסדנאות

3.      ניתוח טופסי משוב והסקת מסקנות לצורך שיפורים/שינויים עתידיים

הצד הכלכלי

מתמחרים נכון את האירוע כדי שלא נצא בהפסד:

1.      קביעת מספר נרשמים מינימלי (חלק לא יגיעו)

2.      קביעת פדיון מינימלי רצוי לסדנא (לא תמיד משתלם לצאת מהבית)

3.      הוצאות שכירת מקום

4.      הוצאות זמן הכנת סדנא (חד-פעמיות ושוטפות)

5.      הוצאות כיבוד

6.      הוצאות נסיעה

7.      עמלת "ביז"

הצד הטכני-לוגיסטי

לפני האירוע:

1.      פתיחת אירוע באתר

2.      משלוח בקשה להעברת עסקה

3.      בקשת תשלום מראש סמוך לאירוע באמצעות כרטיס אשראי

4.      הפקת חשבונית/קבלה לנרשם ששילם מראש

5.      במידה ואין כרטיס אשראי לבקש מהנרשמים להכין מראש צ'ק/מזומן כדי לא לבזבז זמן שיבוא על חשבון המפגש עצמו.

6.      נרשם שביצע תשלום מוקדם ולא הגיע – יקבל זיכוי

7.      סגירת עסקה באתר – רק לאחר האירוע (וביצוע תשלום)

בזמן האירוע:

1.      הגעה מוקדמת למקום ובדיקה שכל מה שנדרש קיים ותקין (מקרן, כסאות/שולחנות, סידור הישיבה, מיזוג, תאורה וכו')

2.      עריכת שולחן כיבוד

3.      גביית תשלום ומסירת קבלות ידניות לכל מי שמשלם במקום

4.      מסירת חשבוניות/קבלות לכל מי שביצע תשלום מראש

5.      רישום פרטים אישיים של כל המשתתפים

6.       ניהול האירוע עפ"י התוכנית שנמסרה מראש

7.      הקפדה על מסגרת הזמן שנקבעה

בהצלחה לכולכם-לכולנו!

להזכירכם – הסדנאות הקרובות ל"שיווק מעשי בעולם וירטואלי" תיפתחנה בחיפה, בת"א וברחובות. פרטים בקישור: http://www.bizmakebiz.co.il/Login/SearchEvents.aspx?f=%d7%a9%d7%99%d7%95%d7%95%d7%a7%20%d7%9e%d7%a2%d7%a9%d7%99%20%d7%91%d7%a2%d7%95%d7%9c%d7%9d%20%d7%95%d7%99%d7%a8%d7%98%d7%95%d7%90%d7%9c%d7%99&fd=18/07/2009

באהבה לעסקים ולאנשים,
שרונה לבני-גולן
יועצת עסקית שיווקית
כלכלנית, יועצת עצמאית של מט"י ותמ"ת
יזמת ובעלים של  "איזי פרינט – משהו אישי" ו"גולן תקשורת שיווקית"