~~אחנו עובדים קשה , מעבירים שעות בעבודה, מקימים אתרי עסק וחושבים כיצד ניתן שירות מקצועי ומהיר ללקוחותינו . משום מה בבואינו לגבות את הכסף המגיע לנו , אנחנו מרגישים אי נוחות , ובמקרים רבים אפילו דוחים את הנושא ל"זמן מתאים יותר".

מערך הגבייה בעסק חייב להיות יומיומי מאורגן ומתוקתק . למה הכוונה? בשלב הראשוני יש לדאוג שכל כרטיסי הלקוחות (גם הספקים) יהיו מלאים בכל הפרטים האפשריים כגון: מספרי טלפון , ניידים אנשי קשר , שמות של מנהלות החשבונות שמטפלות בכם . שם בעל העסק , ואפילו הערות מיוחדות לכל לקוח שלכם . ויש כאלה תאמינו לי. אחרי שכל מערך הלקוחות מסודר , הגיע זמן העבודה .

גבייה זו עבודה בפני עצמה הדורשת התמדה וגישה חיובית . ולמה ? כי אף לקוח לא ממש אוהב לשלם , ולא במיידי , ואם אתם מגיעים למלאכת הגבייה עם הידיעה הזאת מראש , תוכלו אפילו להנות מהשיחה ולשכלל את היכולות שלכם מפעם לפעם, תזכרו שהרמת הטלפון ללקוח חשובה פעמיים , גם לתזכר אותו בנושא הכספי וגם לשתף אותו בשרות חדש או במוצר חדש שהוא יכול לרכוש מכם. לעסקים גדולים אני ממליצה לפנות משרה יעודית .

נורות אדומות : אני קוראת להן נורות צבעוניות , כי לא כל חשש שלנו , לשמחתנו , מתקיים . אז יש נורות ירוקות וצהובות כגון : הלקוח לא עונה לצלצול שלכם כמה ימים , המזכירה מוסרת שמנהלת החשבונות החופשה של שבועיים . אתם מרגישים שמורחים אתכם . במקרים כאלה יש להתמיד ולהתקשר ולא לחכות לעוד שבועיים. לבקש לדבר עם החשב , או אפילו מנהל הכספים , על מנת להיות נוכח בדרישה לקבלת התשלום.

בגבייה הנוכחות מאוד חשובה . אתם זוכרים את כרטסת הלקוחות שרושמים בה הערות? זה הזמן לרשום , מי אנשי הקשר שהגענו אליהם , והערה צבעונית לגבי לקוח מסויים שנראה לנו בעל קושי לשלם , מסרו לכם בטלפון שמשלמים פעמיים בחודש ? רישמו את הנתון הזה , הוא חשוב. עוד נורה צבעונית שיש לשים לב אליה ולא איכזבה אף פעם, לצערי - עסק שרושם תאריך מאוד מאוחר לשיק "קטן" סיכוי גדול למצב בעייתי  .

אל תתביישו לברר פרטים על מוסר תשלומים אצל לקוח חדש שאתם מתכוונים לעבוד איתו

לסיכום : גבייה זו עבודה בפני עצמה , יש להקצות לה , תלוי בגודל העסק, כמה שעות ביום כדי להיות נוכח.

יש לרשום את ההערות על כל לקוח חדש ולעדכן אותן אצל לקוחות ותיקים.   במידה ולקוח לא מגיב לבקשות התשלום , יש לשלוח מכתב בקשה , לא להסתפק בשיחות , חשוב לתייק את המכתבים הללו. ואם יש צורך לשלוח מכתב רשום מעו"ד .

תזכרו שדחייה מתוך אי נעימות תפגע בעסק שלכם ותגרום לבעיות תזרימיות והוצאות בנקים מיותרות.