פעמים רבות אנו נתקלים במצב בו המסמך שאנחנו בדיוק צריכים לא נמצא במקום בו ציפינו למצוא אותו, איבדנו קובץ חשוב בדיוק כשרצינו להעביר אותו למישהו. בקיצור - בלגן.

לפניכם מספר נקודות שיסייעו לכם לאחרי - כשכבר לא מוצאים את הידיים ואת הרגליים - וגם לפני, כדי שזה לא יחזור על עצמו.

·         בניית תיקיות
תיקיות "מארגנות" את המידע שלנו באופן מסודר, היררכי, מציבות כל דבר במחלקה המתאימה. לעיתים, כאשר יש מסמך ששייך לשתי קטגוריות, נוכל להציגו בתיקייה אחת ואחר-כך לשים קיצור דרך לאותו מסמך בתיקיית נושא אחר אליו הוא שיך.

·         חיפוש מסמכים
כדי לסדר את המסמכים המפוזרים במחשב ניתן לחפש אותם לפי שמם בחיפוש פשוט, או לפי מילות/ביטויי חיפוש בתוך תוכן המסמכים, בחיפוש מתקדם יותר. למשל, המילה "שומשום" תעלה את כל המסמכים בתוכם הוא רשומה, ניתן גם לרשום במרכאות "שומשום קלוי" וכדומה ולסנן את החיפוש.
לאחר שמצאנו את המסמכים ניתן לסדר אותם גם לפי תאריך, לפי סוג המסמך ולפי גודלו.

·         ארגון בתיקיות
תוצאות החיפוש תאפשרנה העברת המסמכים לתיקיות המתאימות כדי שנוכל למצאם בעתיד.

איך לארגן את המסמכים מראש.

עם כל כתיבת מסמך חדש:

·         בניית תיקיות כבר אמרנו.

·         מתן שם המרמז על תוכנו של המסמך. למשל "ניהול כספים עסק 2009", "תבנית מכתב רשמי לעסק", "הצעת מחיר מס' 27 לשמואל פיכמן".

·         למהדרין: בסוף המסמך, באותיות קטנות (אפשר גם בצבע אפור בהיר) ניתן לכתוב מילות מפתח שתסייענה לנו בחיפוש המסמך בעתיד.

בהצלחה !