לקראת ראש השנה תיבת הדוא"ל שלי מתמלאת בברכות שנה טובה: מחברים, ממשפחה, מלקוחות, מקולגות וכמעט מכל גוף שהייתי איתו אי-פעם בקשר במייל... גם כשהברכה שנשלחת אלי היא דוא"ל קבוצתי שמטרתו לשמור על קשרי-לקוחות, עדיין יש בברכת "שנה טובה!" משהו שתמיד מחמם את לבי בעיני זהו אחד האיחולים היפים שאפשר לאחל ואני נותנת אותו תמיד מכל הלב ומקבלת אותו בשמחה. כששולחים דוא"ל קבוצתי (למכותבים רבים) צריך לשים לב, שלא לפגוע בפרטיותם. כיצד עלולה הפרטיות להיפגע בגלל ששלחתי מייל בבת-אחת להרבה אנשים? זה קורה כאשר הכתובות של כל האנשים נותרות גלויות. כאשר כתובות הדוא"ל של מכותביי גלויות, יכול כל מי שמקבל את המייל הזה להעתיק אותן ולעשות בהן כל שימוש שעולה על דעתו. בעוד שמרבית האנשים שאנו מכירים הם אנשים הגונים (ודאי וודאי כשמדובר בחוג מכרינו הקרוב), הרי שהדוא"ל המושקע ששלחנו עלול להגיע גם לאנשים המנצלים את הזמינות של כתובות המייל כדי "להפגיז" בהודעות-זבל, המכונות גם "ספאם". למה זה חשוב? אל"ף, לקבל הודעות "מלוכלכות" בהמון כתובות של אחרים זה מעצבן. זה גם מרגיז לגלול המון את דף ההודעה רק כדי לגלות שורה קטנה עם קישור ליוטיוב, חמוד ככל שיהיה. בי"ת, זה לא נראה מקצועי. בעל-עסק שלא שומר על הפרטיות של מכותביו לא ירוויח מאומה משליחת ברכת שנה-טובה, ואף עלול להפסיד מכך. כתובות הדוא"ל נחשפות בשתי דרכים: הדרך הראשונה: כאשר אנו מעבירים הלאה מייל שקיבלנו, כתובת השולח והמכותבים הקודמים מופיעות בגוף ההודעה. מכירים את זה שאתם מקבלים הודעה שהועברה כבר להמון אנשים, ואתם צריכים לגלול את העמוד למטה כדי למצוא את השורה הבודדת של ההודעה, ובינתיים עוברים על המון כתובות מייל של אחרים? לזה אני מתכוונת. כיצד למנוע זאת? מאוד פשוט! כאשר בוחרים "העבר" (או Forward ) להקדיש כמה שניות למחוק את כל כתובות הדוא"ל המופיעות בגוף ההודעה, ואת כל ההודעות והתגובות של מי שהעבירו את ההודעה לפניכם ואליכם. הדרך השנייה: כאשר אנו שמים את כל הכתובות של האנשים בשורה "אל" (או To), הן גלויות לכל מי שמקבל את ההודעה. מכירים את זה שאתם מקבלים הודעה ורואים מי עוד קיבל אותה? לפעמים אלו אנשים שאתם מכירים, ולפעמים אלו אנשים שרק שולח/ת ההודעה מכיר/ה. כיצד למנוע זאת? גם זה מאוד פשוט! בשורה "אל" נשים את כתובת המייל של עצמינו. את כתובות המייל של המכותבים נשים בשורה שנקראת "הוסף עותק מוסתר" (או Bcc). מקבלי ההודעה יראו אך ורק את הכתובת שלנו. והנה מדריך מצולם כיצד לעשות זאת במקרה הזה למשתמשי Gmail, אבל זה אותו העיקרון בכל סוגי הדוא"ל השונים. המדריך!!! הנה צילום-מסך של Gmail: שימו לב, שמתחת לשורה "אל", בה בד"כ שמים את הכתובות, יש כפתור "הוסף עותק מוסתר. הנה כאן: מילון-מונחים קטן: 1- "אל" (To): כאן נשים את הכתובת של הנמען העיקרי של ההודעה. אם זו הודעה שיווקית ללקוחותינו, נשים כאן את הכתובת שלנו. 2- "עותק" (Cc): כאן נשים כתובות של נמענים משניים להודעה. זה רלוונטי אם אנחנו שולחים למשל מכתב למשרד ממשלתי ורוצים ששם ידעו שגם עו"ד שלנו מכותב... אם זו הודעה שיווקית - השורה הזו לא רלוונטית לנו! אגב, הסימון Cc שמופיע במייל באנגלית פירושו "Carbon Copy" - מהימים בהם היינו מדפיסים במכונת-כתיבה וכדי ליצור עותק היינו שמים נייר-קופי... לא יאומן, נכון? אני חושבת שילדים היום לא יודעיים אפילו מהי מכונת-כתיבה. או נייר קופי. 3- "עותק מוסתר" (Bcc): כאן נשים את הכתובות של כל הנמענים של ההודעה שלנו. ושוב: כאן נשים את הכתובות של כל הנמענים של ההודעה שלנו. הסימון Bcc פירושו "Blind Carbon Copy", כלומר, עותק מוסתר. כולם מקבלים את אותה ההודעה, אך לא יודעים מי יתר האנשים שמקבלים את ההודעה הזו. כשלוחצים על הכפתור "הוסף עותק מוסתר", נפתחת שורת-הכתובת הבאה: את המיילים של המכותבים נשים בשורה "עותק מוסתר". בשורה "אל" נשים רק את הכתובת של עצמינו. למה לשים את עצמינו בשורה "אל"? 1. כי מיילים שאין בהם מכותב גלוי עלולים להיחשד כ"ספאם", דואר-זבל. 2. כך אנשים מבינים שכיוון ששמתם את עצמיכם בשורה הגלויה זה אומר שיש אנשים רבים בשורה הסמויה, כלומר שלא מדובר במייל אישי אליהם אלא מייל למכותבים רבים. הדברים האמורים רלוונטיים לכל דוא"ל שיווקי שאתם שולחים, וגם להודעות אישיות שאתם מעבירים ושולחים לחברים ומשפחה. מוזמנים להעביר את ההסבר הלאה :) וכמובן, שנה טובה ומתוקה מדבש! והרבה הצלחה בעסקים. שלכם, אפרת.