סביבה מאורגנת מאפשרת לנו שליטה יעילה בפעילות (עסקית או ביתית). ניירת מסודרת חוסכת זמן , כסף וכאבי ראש. אצל כולנו קיים הצורך הרגשי לחיות במקום מסודר. ועם זאת רובנו לא אוהבים את עבודת התיוק. על פי תורת הפנג שוואי חשוב לנו לאוורר ולטהר את הבית ולזרוק את המיותר כי אוורור וטיהור הבית מאפשרים זרימת אנרגיה טובה, ובשפת היום יום סדר חיצוני = סדר פנימי וכשיש בלגן על שולחן העבודה יש בלגן גם במחשבותינו. שאלה: האם במאה ה – 21 כשחלק גדול מהמסמכים שלנו שמור במחשב האם עדיין יש צורך בשמירת ניירת. תשובתי לשאלה זו היא : כן גם במאה ה - 21 ישנם מסמכים שעלינו לשמור לצורך מעקב, או לצורך הוכחה . יחד עם זאת שמירה מיותרת של מסמכים תופסת מקום יקר, מעלה אבק, ומקשה על מציאת מסמך נחוץ בעת הצורך. האם יש במגירתך ניירות מיותרים כמו מעטפות שאינך יודע מה תכולתן, רשימת קניות נשכחת, לוח זמנים של הצגת תיאטרון שמזמן לא אקטואלי? האם אתה יודע היכן מונחות תעודות האחריות של מוצרים שקנית? אם תשובתך לאחת משאלות אלו חיובית אולי כדאי שתחשוב על עזרה מקצועית. לפני שאעבור לכללי עבודה אוסיף מספר אנקדוטות הקשורות בניירת שאני מוצאת כמעניינים מאוד. בסיפור שקראתי לא מזמן בעיתון שכותרתו "בזכות מסמך בין 100 שנה : אפשר להתחתן" (ישראל היום, 05/02/2012) . מסופר בו על עולה חדש משיקגו בן 26 שמצא מסמך באינטרנט מתקופת הגירתה של סבתא רבה שלו מרוסיה לארה"ב ובו היא הצהירה על יהדותה. מסמך זה אפשר לו לקבל אישור מהרבנות על יהדותו ולהתחתן. אני בעבודתי מצאתי מסמך צעיר יותר !! בן גילה של מדינתנו. בארגז קרטון שהועבר כמות שהוא מאם לביתה לאחר מות האם, נמצאו תמונות של המשפחה, תעודות של האב, האם והתכתבות של האם עם שני אחיה. האם איבדה שני בנים במלחמה והמסמך שברצוני לספר עליו הוא מכתב תנחומים של אחד מהם לאמו והודעה על כך שלא יוכל להגיע ללוויית אחיו . הבת, שהייתה ילדה קטנה בזמן המלחמה, מספרת שלא ידעה על מכתב זה אבל ידעה כי אחיה מתו במלחמה בזה אחר זה בתוך מספר ימים. אין מילים לתאר את ההתרגשות הרבה שאחזה בה למראה מכתב זה.ׁ(הסיפור סופר באישור הבת ועל פי בקשתה הוסוו הפרטים המזהים) וסיפור נוסף הקשור בעבודתי בתיוק ניירותיה של הגב' נירה עפרוני, מיסדת ומנהלת בית הספר הפתוח ברחובות. מאוסף מסמכיה ניתן ללמוד רבות על תולדות החינוך הפתוח ברחובות. מצד אחד מאבק עיקש ברשויות על תקציבים, על מבנה מתאים ועל הכרה בצורך בקיומה של צורת החינוך השונה שהונהגה במוסד זה. מצד שני שבחים של אנשי חינוך רבים שביקרו במוסד והתרשמו, מכתבי תודה של הורים על התרומה הגדולה שתרם בית הספר הפתוח לילדיהם וכן מכתבי תודה של הורים לילדים שלא נקלטו במסגרת החינוך הרגילה ומצאו פתרון במוסד זה ?(סיפור זה נכתב באישורה של הגב' נירה עפרוני ) עד כאן סיפורים !! מאנקדוטות אלו ניתן ללמוד שלפעמים כדאי לשמור גם מסמכים שאין עלינו חובה לשמור על פי חוק, או מסמכים שתועלתם ברורה כגון מסמכים הקשורים בפוליסות הביטוח שלנו ובחסכונותינו, דהיינו מסמכים שערכם נוסטלגי בלבד. אנו שומרים תמונות, מדוע לא מסמכים המלמדים על סיפור חיינו ועל הצלחותינו. שמרו מסמכים שעושים לכם טוב. את הסידור של מסמכים אלו אני הכי אוהבת . כי הם יוצרים תמונה של האדם עבורו אני מתייקת ואני תמיד חושבת על נכדים שיציצו מתי שהוא בעתיד בתיקים אלו. מה לשמור? כמה זמן לשמור? הרי יותר מידי מסמכים מכבידים על מציאת מסמך נחוץ, תופסים מקום רב, ומעלים אבק. ומסמך נדרש שאיננו מוצאים מתסכל בפוסטים נוספים אפרט כללי עבודה ואת שיטת התיוק בה אני עובדת.